مكتب الشؤون الإدارية والمالية

يتم تكليفه من العميد، ويعين بقرار من رئيس الجامعة، ويشترط بأن يكون حاملا لمؤهل جامعي أو ما يعادله، ومن العاملين بالكلية بخبرة لا تقل عن خمس سنوات.

يتولى مكتب الشؤون الإدارية تحقيق المهام الرئيسية:

1. الإشراف على الأقسام التابعة للمكتب، وتنظيم العمل فيها.
2. المشاركة في إعداد الخطط المتعلقة بنشاط الكلية الاستراتيجي والتشغيلي.
3. الحرص على تطبيق متطلبات ضمان الجودة.
4. تمثيل الكلية في الاجتماعات المتعلقة باختصاصات المكتب.
5. التنسيق مع إدارة المسجل العام في الجامعة وفق الإجراءات المتبعة في الكلية.
6. إعداد التقرير السنوي وتقارير دورية لأعمال المكتب والمكاتب التابعة له وتحويلها إلى عميد الكلية.
7. أية أعمال أخرى يكلف بها من عميد الكلية

يتبع مدير الشؤون الإدارية والمالية المكاتب الآتية:

مكتب الشؤون الإدارية، مكتب الشؤون المالية، مكتب المحفوظات، مكتب الخدمات العامة، مكتب المعلومات والتوثيق، مكتب المشتريات والمخازن.

• مكتب الشؤون الإدارية

يتولى المهام التالية:

1. تنظيم شؤون العاملين بالكلية، وحصرهم، وتوزيعهم على مكاتب الكلية بعد موافقة العميد.
2. مراقبة حضور وانصراف العاملين بالكلية طبقا للقواعد التي تقررها الكلية.
3. اتخاذ إجراءات منح الاجازات للعاملين بأنواعها، واخطار الكلية بذلك.
4. إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع على العاملين بها.
5. اســــتلام البيانات التي تعرض على الكلية والأقسام المختلفة واســــتيفاء البيانات والمعلومات المطلوبة فيها، وإعداد الاحصائيات اللازمة.
6. القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية
7. إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
8. الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة

• مكتب الشؤون المالية

1. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين بالكلية.
2. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
3. إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها وصرفها طبقا للوائح والتعليمات.
4. مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.

• وحدة المحفوظات

يتولى المكتب تحقيق المهام الآتية:

1. تسجيل المراسلات المتداولة داخل الكلية والصادرة منها وفق منظومة الرقم الإشاري.
2. متابعة المراســــلات بين الأقسام العلمية وعميد الكلية والإدارات المختلفة بالكلية وكذلك مراسلات الكلية إلى الإدارات المختلفة في الجامعة.
3. حفظ صور من تلك المراسلات في ملفات خاصة وفق آلية الحفظ الخاصة بالكلية.
4. تلقي المراسلات التي تأتي لعميد الكلية وحفظها وتوفير المعلومات التي يطلبها عميد الكلية.
5. الحفاظ على سرية المعلومات

• مكتب الخدمات العامة

يتولى المكتب تحقيق المهام الآتية:

1. القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
2. تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
3. إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية
4. تقديم الخدمات للعاملين بالكلية كافة.

• مكتب المعلومات والتوثيق

يتولى المكتب تحقيق المهام الآتية:

تجميع المعلومات الخاصة بإدارات ومكاتب الكلية كافة بالتعاون مع مكاتبها، وتوثيق أنشطتها العلمية والثقافية، وأنشطة أعضاء هيأة التدريس والعاملين والطلبة، وتنظيمها ورقيا وإلكترونيا، وتزويد جهات الاختصاص بها

• مكتب المشتريات والمخازن

يتولى المكتب تحقيق المهام الآتية:

1. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
2. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
3. إعداد تقارير المتابعة الدورية، والسنوية عن نشاط القسم.
4. الاحتفاظ بسجلات والدفاتر المخزنية، واجراء القيود اللازمة أولاً بأول، وحفظ بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
5. التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
6. القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، واعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
7. القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.